Forretningsorden for bestyrelsen ved Stenhus Gymnasium

Denne forretningsorden er fastsat i medfør af § 18 i lov nr. 880 af 8.8 2011 om institutioner for almengymnasiale uddannelser og almen voksenuddannelse samt bekendtgørelse nr. 750 af 29/6 2012 om standard-vedtægt for institutioner for almengymnasiale uddannelser og almen voksenuddannelse mv. og § 14 i skolens vedtægter.

1. Konstituering

1.1. Bestyrelsen træder sammen senest en måned efter, at kommunalbestyrelserne i regionen i forening, skolelederne i Holbæk kommune, Stenhus Kostskole og skolens medarbejdere og elever har udpeget medlemmer til bestyrelsen.

Der afholdes et møde, hvor det drøftes, i hvilket omfang de udpegede udefrakommende medlemmer har de i vedtægtens kapitel 2 § 5 nævnte kompetenceprofiler. Med udgangs-punkt i dette udpeges en repræsentant for erhvervslivet i Holbæk og en repræsentant for de videregående uddannelser oplistet i vedtægtens kapitel 2 § 4.

1.2 Umiddelbart efter dette møde indkaldes til det første bestyrelsesmøde, hvor der vælges en formand blandt de udefrakommende medlemmer.

2. Afholdelse af bestyrelsesmøder

2.1 Der afholdes ifølge skolens vedtægt mindst 4 årlige bestyrelsesmøder. Møde skal endvidere afholdes, når mindst 2 bestyrelsesmedlemmer fremsætter krav herom. Endvidere kan formanden eller skolens leder skønne det fornødent, at der indkaldes til bestyrelsesmøde.

2.2 Bestyrelsen søger at afholde et årligt møde, hvor skolens målsætning og strategi for uddan-nelserne og tilknyttede aktiviteter på kort og lang sigt drøftes. På dette møde drøftes ligeledes skolens organisation – kvalitetssikring, regnskabsfunktion, intern kontrol, IT-organisation og budgettering – i det omfang bestyrelsen finder det relevant.

2.3 Indkaldelse til bestyrelsesmøde med angivelse af en af formanden godkendt dagsorden udsendes af rektor med mindst 7 dages varsel til bestyrelsens medlemmer.

2.4 Formanden leder bestyrelsens møder. Der henvises i øvrigt til vedtægtens kapitel 4 § 12.

2.5 Formanden skal sørge for, at medlemmerne får forelagt de nødvendige oplysninger til be-dømmelse af sagerne.

2.6 Bestyrelsesmøder har følgende faste punkter på dagsordenen.

  • Godkendelse og underskrivelse af referat af forrige bestyrelsesmøde.
  • Opfølgning på beslutninger fra sidste bestyrelsesmøde.
  • Skolens økonomi.
  • Andre punkter som rektor eller et medlem af bestyrelsen ønsker behandlet.

Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst halvdelen af de stemmeberettigede medlem-mer er til stede. Afgørelser træffes ved simpel stemmeflerhed. I tilfælde af stemmelighed er formandens og i dennes fravær næstformandens stemme afgørende.

2.7 Rektor har ret og pligt til at være til stede og udtale sig ved bestyrelsens møder.
Vicerektor har ret og pligt til at være til stede og udtale sig ved bestyrelsens møder.

2.8 Rektor udarbejder snarest muligt efter mødets afholdelse et beslutningsreferat, der efter formandens godkendelse tilstilles bestyrelsens medlemmer. Er et bestyrelsesmedlem eller rektor ikke enig i bestyrelsens beslutning, har vedkommende ret til at få sin mening ført til referat.

3. Bestyrelsens opgaver og ansvar

3.1 Bestyrelsens opgaver og ansvar er beskrevet i lov nr. 880 af 8.8.2011 om institutioner for almengymnasiale uddannelser med tilhørende ændringer og gymnasiets vedtægt i bestemmelserne § 7 - § 11, og består blandt andet i følgende overordnede opgaver:

Overordnet ledelse af den selvejende institution herunder

  • fastlæggelse af institutionens indsatsområder og strategi med afsæt i skolens målsætninger
  • fastlæggelse af institutionens løn- og personalepolitik
  • ansættelse og afskedigelse af rektor
  • fastsættelse af eventuel resultatkontrakt for rektor og opfølgning herpå efter gældende retningslinjer
  • udpegning af intern revisor
  • godkendelse af budget og regnskab
  • godkendelse af årsrapport, herunder regnskabsinstruks og stillingtagen til institutionens organisation, såsom kvalitetssikring, regnskabsfunktion, intern kontrol, it-organisation og principper for budgettering
  • ansvarlig overfor undervisningsministeren for skolens drift, herunder for forvaltningen af de statslige tilskud.

3.2 Det enkelte bestyrelsesmedlem har pligt til at skaffe sig de informationer, der er nødvendige for at varetage bestyrelsesarbejdet.

3.3 Ethvert bestyrelsesmedlem kan forlange at blive gjort bekendt med oplysninger ved-rørende institutionens forhold, herunder ethvert dokument, som bestyrelsesmedlemmet skønner nødvendigt for at varetage bestyrelseshvervet. Anmodning herom rettes til bestyrelsens formand.

 Bestyrelsen kan i enkelte tilfælde ved simpelt flertal beslutte, at bestemte dokumenter eller oplysninger ikke skal gives til et bestyrelsesmedlem, såfremt en sådan videregivelse er i strid med institutionens interesse eller væsentlige hensyn til tredjemand.

3.4 Bestyrelsen fastlægger skolens udbud af uddannelser og drøfter de overordnede principper for udbud af studieretninger og fag.

3.5 Bestyrelsen fastlægger skolens kapacitet og de overordnede retningslinier for klassestørrelse.

3.6 Bestyrelsen fastlægger skolens overordnede løn- og personalepolitik og resultatkontrakter for rektor.

3.7 Rektor indstiller til bestyrelsen forslag om suspension, iværksættelse af tjenstlig undersøgelse, udpegning af forhørsleder, ikendelse af disciplinærstraf og anlæggelse af injuriesøgsmål.

3.8 Bestyrelsen har pligt til at følge op på planer, interne og eksterne evalueringer, budgetter og lignende samt tage stilling til rapporter om skolens uddannelsesresultater, likviditet, aktivitetsudvikling, finansieringsforhold, pengestrømme mv.

3.9 Bestyrelsen har pligt til at opstille procedurer, der sikrer, at Undervisningsministeriet får den information, der er fastsat i gældende lovgivning, for at føre tilsyn med og følge op på institutionens udvikling.

3.10 Bestyrelsen kan give rektor bemyndigelser, som denne ikke i forvejen er tillagt ifølge lovgivningen og vedtægten.

3.11 Bestyrelsen udpeger gymnasiets interne revisor og foretager revisorskift under iagttagelse af § 42, stk. 2, 2. pkt. og § 43 i lov om institutioner for almengymnasiale uddannelser og almen voksenuddannelse m.v. Der henvises i øvrigt til afsnit 5 om regnskab og revision.

3.12 Formanden for bestyrelsen udtaler sig på vegne af bestyrelsen.

3.13 Der ydes et særskilt vederlag til formanden og de øvrige udefrakommende medlemmer af bestyrelsen efter de af Undervisningsministeriet fastsatte regler.

4. Retningslinier for arbejdsdeling mellem bestyrelsen og rektor

4.1 Bestyrelsen har den overordnede ledelse af skolen. Bestyrelsen ansætter og afskediger rektor.

4.2 Rektor har den daglige ledelse af skolen og er ansvarlig for skolens virksomhed overfor bestyrelsen. I henhold til § 24, stk. 2 i lov nr. 880 af 8. august 2011 skal rektor påse

  1. at uddannelserne gennemføres i overensstemmelse med gældende regler,
  2. at de undervisningsmæssige forhold er forsvarlige,
  3. at det af bestyrelsen godkendte budget overholdes, og
  4. gymnasiets virksomhed i øvrigt er i overensstemmelse med bestyrelsens beslutninger og retningslinier.

4.3 Rektor forelægger forslag til budget til bestyrelsens vedtagelse. Budgettet skal belyse gymnasiets drift, økonomi samt forventede investeringer.

4.4 Rektor skal forelægge enhver disposition af væsentlig betydning for skolens målsætning, overordnede strategier og økonomiske og driftsmæssige forhold for bestyrelsen, inden be-slutning træffes. Endvidere er rektor forpligtet til at holde bestyrelsesformanden orienteret om alle væsentlige forhold.

4.5 Rektor afholder møder med formanden for bestyrelsen i et med denne aftalt antal gange om året. Formanden orienteres om væsentlige forhold på skolen.

Rektor drøfter eventuelle tvivlsspørgsmål om arbejdsdelingen med bestyrelsesformand, ligesom samarbejde mellem rektor og bestyrelsen drøftes. Der holdes udover den løbende dialog årligt en samtale mellem bestyrelsens formand og rektor om udførelsen af hvervet som daglig leder. I samtalen indgår institutionens overordnede strategiske og politiske situation.
Indkaldelse, ledelse og referatudfærdigelse forestås af skolens leder.

I møderne kan efter aftale mellem formanden for bestyrelsen og rektor deltage øvrige medlemmer af skolens ledelse og administration og eventuelt andre.

4.6 Der gælder følgende konkrete bemyndigelser fra bestyrelsen til rektor:

  1. Rektor ansætter og afskediger efter forelæggelse for bestyrelsen vicerektor.
  2. Rektor ansætter og afskediger skolens øvrige personale samt leder og fordeler arbejdet mellem de ansatte.
  3. Rektor indgår med udgangspunkt i gældende overenskomster og den af bestyrelsen fastlagte løn- og personalepolitik aftaler om løntillæg, herunder resultatløn.
  4. Rektor kan foretage investeringer og iværksætte udgifter inden for det af bestyrelsen godkendte budget. Indgåelse af lejemål og større renoveringsarbejder samt om- og til-bygninger skal behandles og godkendes i bestyrelsen.
  5. Rektor forelægger væsentlige organisationsændringer for bestyrelsen til drøftelse og godkendelse.

5. Skolens daglige ledelse

5.1 Der henvises til vedtægtens kapitel 5.

5.2 Bestyrelsen fører tilsyn med, at rektor på forsvarlig måde og i overensstemmelse med sko-lens vedtægt, målsætning og overordnede strategier for uddannelsen varetager skolens ledelse.

5.3 Rektor fastlægger konkrete udbud og oprettelse af studieretninger og fag.

5.4 Rektor opretter klasser ud fra bestyrelsens fastlæggelse af skolens kapacitet og over-ordnede retningslinier for klassestørrelse.

5.5 Rektor implementerer og anvender den af bestyrelsen fastlagte overordnede løn- og personalepolitik for skolen.

6. Regnskab og revision

6.1 Der henvises til vedtægtens kapitel 7.

6.2 Det er bestyrelsens pligt at gennemgå skolens perioderegnskab og lignende i løbet af regn-skabsåret og vurdere budgetter og afvigelse derfra.

6.3 Det er bestyrelsens pligt at sikre tilstedeværelsen af det nødvendige grundlag for revision.

6.4 Det er bestyrelsens pligt at tage stilling til indholdet af revisionsprotokollen forud for dens underskrivelse.

7. Offentlighed

7.1 Bestyrelsens mødemateriale, herunder dagsordener og referater, skal gøres offentlig tilgængeligt. Sager, dokumenter eller oplysninger, der er omfattet af forvaltningslovens bestemmelser om tavshedspligt, må dog ikke offentliggøres. Alle personsager og sager, hvori indgår oplysninger om kontraktforhandlinger med private eller tilsvarende forhandlinger med offentlige samarbejdspartnere, kan undtages for offentliggørelsen, hvis det på grund af sagens beskaffenhed eller omstændighederne i øvrigt findes nødvendigt.

7.2 Bestyrelsesmedlemmer, der er forhindret i at deltage i et møde, skal underrette rektor herom inden mødets afholdelse.

8. Tavshedspligt og habilitet

8.1 Bestyrelsesmedlemmer, skolens daglige leder og andre, der deltager i bestyrelsens møder, er underlagt forvaltningslovens bestemmelser om tavshedspligt.

8.2 Et bestyrelsesmedlem skal underrette formanden, hvis vedkommende er vidende om, at der foreligger forhold, der kan give anledning til tvivl om medlemmets habilitet. Underretningen skal så vidt muligt gives inden mødets afholdelse. Bestyrelsen træffer i tvivlstilfælde afgørelse om medlemmets habilitet.

8.3 Bestyrelsesmedlemmer må ikke deltage i behandlingen af spørgsmål om aftale mellem skolen og ham selv eller om krav mod ham selv.

8.4 Det samme gælder spørgsmål om aftale mellem skolen og tredjemand eller krav mod tred-jemanden, hvis bestyrelsesmedlemmet deri har væsentlig interesse, der kan stride mod skolens.

9. Ændring af vedtægt eller forretningsorden, køb og salg mm.

9.1 Forretningsorden og vedtægt kan ændres ved at 2/3 af samtlige stemmeberettigede bestyrelsesmedlemmer stemmer herfor. Ved køb, salg eller pantsætning af fast ejendom og ved sammenlægning eller spaltning kræves ligeledes, at 2/3 af samtlige stemmeberettigede bestyrelsesmedlemmer stemmer herfor.

Vedtaget på bestyrelsesmøde den 8. december 2016.

I bestyrelsen:

Formand: Autoforhandler Niels Ebdrup
Næstformand: skoleleder Knud Erik Schack Madsen
Skoleleder Bo Pedersen
Kommunalbestyrelsesmedlem Kurt Næsted
Professor dr. med. Jesper T. Troelsen
Medarbejderrepræsentant Erik Borring
Medarbejderrepræsentant Lisbeth Weise
Elevrepræsentant Malene Eberhardt Bækgaard
Elevrepræsentant Nadia Bennet

Tiltrådt af rektor

Per Farbøl